Concevoir le circuit de revue KYC d’un courtier forex

Un client envoie son passeport le jeudi soir. Le lundi, un commercial l’appelle pour savoir pourquoi il n’a pas déposé, alors que le dossier dort dans la boîte mail de la conformité. Personne n’a commis de faute ; personne ne sait non plus où en est la demande, ni qui doit agir.

Réponse courte : un circuit de revue KYC qui fonctionne repose sur cinq décisions prises à l’avance. Ce que vous demandez au client, et quand. Qui examine, et dans quel ordre. La forme d’une décision (un statut et un motif). Ce que le client peut faire pendant l’attente. Ce qui est consigné, et ce qui rouvre un dossier.

Ce guide est publié par QUANTIX, éditeur d’un CRM et back-office de courtage doté d’une file de demandes KYC : nous avons donc un intérêt commercial dans le sujet. Le circuit décrit vaut pour n’importe quel outil ; QUANTIX n’apparaît qu’en dernière partie. Ce texte n’est pas un avis juridique : les règles de vérification relèvent de votre autorité de tutelle et de votre responsable conformité.

La politique d’abord, le circuit ensuite

Un circuit n’invente pas de règles, il les applique. Avant de paramétrer le moindre écran, il vous faut une politique écrite de lutte contre le blanchiment et d’identification des clients, validée par votre responsable conformité.

La plupart des régulateurs s’appuient sur la même base : les Recommandations du Groupe d’action financière (GAFI). La Recommandation 10 demande d’identifier le client et de vérifier son identité à partir de sources fiables et indépendantes, de comprendre l’objet de la relation d’affaires et d’exercer une vigilance constante tant qu’elle dure, l’intensité des mesures étant proportionnée au risque.

Sans politique écrite, la file de demandes KYC devient la politique. Chaque analyste valide ou refuse selon son appréciation, et personne ne peut ensuite expliquer pourquoi un dossier est passé et un autre, presque identique, non.

Définir les statuts avant de construire la file

La confusion vient souvent d’un statut unique « en attente » qui recouvre tout. Donnez à chaque statut un seul sens, et rendez évident à qui revient la suite : au client ou à votre équipe.

Statut	Signification	Qui agit ensuite
Non transmis	Compte ouvert, dossier KYC vide	Le client, relancé par les ventes
À examiner	Documents reçus, pas encore ouverts	La conformité
Complément requis	Pièce manquante ou illisible	Le client
Validé	Vérification terminée selon votre politique	Personne, jusqu’au prochain réexamen
Rejeté	Décision définitive de refus	La conformité consigne le motif
Expiré	Pièce expirée ou réexamen périodique dû	Le client, puis la conformité

Dès que vous savez qui agit après chaque statut, vous distinguez l’attente côté client de l’attente côté équipe. C’est la mesure la plus utile de l’étape KYC, comme l’explique notre guide du parcours client, du premier prospect au premier dépôt.

Réception des documents : par le portail, pas par WhatsApp

Chaque document reçu par e-mail ou WhatsApp doit être téléchargé, redéposé et rattaché au bon client. C’est là que naissent les erreurs : un passeport dans la mauvaise fiche, une copie impossible à dater.

La réception doit offrir :

• un envoi depuis le portail trader, avec plusieurs fichiers par demande : recto et verso d’une carte d’identité font deux fichiers ;
• des consignes claires dans la langue du client, avant l’envoi : pièces acceptées et défauts qui rendent une copie inexploitable. Prévenir coûte moins cher que rejeter ;
• une carte de statut visible du client, pour qu’il suive sa demande sans appeler son commercial ;
• le renvoi de la seule pièce refusée, et non du dossier complet.

La file d’examen : ordre, responsable et séparation des fonctions

Quand les demandes s’accumulent, laquelle ouvrir en premier ? Tranchez par écrit. L’ordre d’arrivée est la règle la plus équitable et la plus facile à justifier lors d’un contrôle. Si vous priorisez une catégorie de demandes, inscrivez le critère dans la politique : le client qui relance le plus ne doit pas passer devant.

La file doit comporter :

• des filtres par statut, date et responsable, et des vues enregistrées pour chaque analyste ;
• une page d’examen qui affiche le document à côté des données du client, pour comparer nom, date de naissance et adresse sans changer de fenêtre ;
• une séparation nette des fonctions. Le commercial a intérêt à la validation de son client : il ne doit pas détenir le droit d’approuver un KYC. Il voit le statut et relance ; la conformité décide ;
• un second examen des dossiers que votre politique classe à risque élevé, si elle le prévoit, avec le nom des deux analystes dans l’historique.

Pour ce qu’un CRM doit faire pour chaque équipe, des ventes à la salle de marché, voir ce que doit vraiment faire un CRM pour courtier forex.

Une décision ne se résume pas à valider ou refuser

Un refus sans motif renvoie le client à la case départ, et le commercial à son téléphone. Établissez une liste de motifs standardisés, chacun accompagné d’un message prêt pour le client dans chaque langue de votre clientèle. Motifs courants :

• image floue ou bords coupés ;
• pièce expirée ;
• nom du document différent de celui du compte ;
• justificatif de domicile trop ancien ou au nom d’un tiers ;
• page ou face manquante.

Distinguez ensuite deux issues. Complément requis : le problème se corrige et le client peut renvoyer sa pièce. Rejeté : décision définitive de la conformité, motivée par le dossier lui-même et documentée en interne. Confondre les deux remplit la file de refus qui n’appelaient qu’une remarque.

Des motifs standardisés montrent vite lesquels reviennent. Si ce sont surtout des photos floues, la solution est une meilleure consigne dans le portail, pas un analyste de plus.

Que peut faire le client pendant l’attente ?

C’est une décision de politique, à prendre pour chaque statut. Le client peut-il se connecter ? Déposer ? Trader ? Retirer ? Tout dépend de votre autorité et de votre modèle d’activité. Le vrai problème est l’absence de réponse écrite : chaque collaborateur dit alors autre chose au client.

Une fois les règles fixées, automatisez la communication :

• une notification au client à chaque changement de statut, dans sa langue et sur le canal qu’il a choisi ;
• une notification à la conformité à l’arrivée d’un document ;
• le même statut visible des ventes sur la fiche client qu’elles utilisent déjà. Le commercial sait que le client attend la conformité et ne redemande rien.

La trace, et ce qui rouvre un dossier

Chaque décision KYC doit pouvoir dire plus tard qui a décidé, quand, sur quel document, et quel était le statut avant et après. Une note libre sur la fiche ne suffit pas : il faut une piste d’audit qui conserve les valeurs avant et après, filtrable et exportable.

La Recommandation 11 du GAFI fixe un plancher pour la conservation des pièces de vigilance : au moins cinq ans après la fin de la relation d’affaires. Votre droit national peut exiger davantage ; retenez la durée la plus longue qui s’applique à vous.

La validation ne clôt pas le dossier. Définissez ce qui le rouvre :

• l’expiration d’une pièce d’identité, dont l’outil doit connaître la date pour prévenir l’équipe et le client avant l’échéance ;
• un changement de données, comme l’adresse ou le nom ;
• un réexamen périodique, à la fréquence que votre politique fixe pour chaque niveau de risque.

Comment savoir si le circuit fonctionne

Chaque semaine, posez trois questions à la file :

1. Combien de demandes attendent un examen, et quel âge a la plus ancienne ?
2. Quelle part de l’attente a reposé sur le client, et quelle part sur votre équipe ?
3. Quel motif de rejet ou de complément revient le plus souvent ?

Un retard côté équipe se règle par l’attribution ou le nombre d’analystes ; un retard côté client, par les consignes et les notifications.

Ce que ce guide ne couvre pas

Ce guide ne traite ni du filtrage des sanctions et des personnes politiquement exposées (PPE), ni de l’origine des fonds, ni de la notation du risque, ni des pièces qu’accepte une autorité donnée. Ces sujets relèvent de votre responsable conformité et de votre conseil juridique.

La place de QUANTIX dans ce circuit

Dans le CRM et back-office de courtage QUANTIX, les demandes KYC vivent sur la même fiche que les ventes et la finance, comme le décrit la présentation de la plateforme. Concrètement :

• dans le portail trader, le client envoie plusieurs documents, consulte une carte de statut KYC et règle ses préférences de canal et de langue de notification ; le statut KYC lui parvient dès qu’il change ;
• dans le CRM, les demandes KYC offrent filtres et export, une page de revue avec aperçu des documents, et les actions validation, rejet ou création avec validation ; chaque changement de statut déclenche les notifications que vous configurez ;
• la fiche client comporte les onglets Documents, KYC et Journal d’audit ; la piste d’audit couvre plus de 70 types d’événements, avec valeurs avant et après ;
• « Responsable conformité » fait partie des rôles prédéfinis, et la matrice de permissions (19 modules, 6 actions, 4 périmètres de données) détermine qui voit la file et qui valide ;
• les notifications automatiques couvrent validations, expirations et échecs KYC, avec des modèles par langue et par canal (voir automatisation et intégrations).

Pour être précis : QUANTIX fournit des outils KYC et de conformité. Les utiliser ne rend pas votre société conforme et ne lui confère aucun agrément ; les règles d’acceptation et les motifs de rejet restent les vôtres. Les intégrations disponibles ne comprennent pas de service automatisé de vérification d’identité ou de filtrage des sanctions : si votre politique en exige un, le raccordement du prestataire de votre choix s’étudie en développement sur mesure, sur un périmètre distinct.

Pour voir ce circuit appliqué à vos dossiers, réservez une démonstration privée avec votre politique KYC et vos motifs de rejet.